Nie podlega wątpliwości, że większość przedsiębiorców wykorzystuje w firmie samochód. Mimo że zmiany przepisów podatkowych dotyczących samochodów obowiązują już od kwietnia 2014 r., to rozliczenie samochodu często stanowi  dla przedsiębiorców problem.

Samochód jako środek trwały

Środkiem trwałym może być samochód, który:
  • stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy,
  • jest kompletny i zdatny do użytku,
  • ma być wykorzystywany dłużej niż rok i wyłącznie na cele działalności.
Rozliczenie zakupu środka trwałego w kosztach rozłożone jest w czasie poprzez amortyzację. Jeśli jednak wartość samochodu nie przekracza 3500 zł, można:
  1. zaliczyć  go do kosztów podatkowych bez potrzeby ujmowania w ewidencji środków trwałych bądź
  2. skorzystać z jednorazowej amortyzacji, dzięki czemu cała jego wartość zostanie zaksięgowana jednorazowo w kosztach.
VAT od zakupów związanych z użytkowaniem środka trwałego zarówno od wydatków eksploatacyjnych, jak i od zakupu paliwa), podatnicy mogą odliczać w pełnej wysokości - ale uwaga: zasada ta nie dotyczy samochodu osobowego!

Samochód osobowy jako środek trwały

Od kwietnia 2014 r. przepisy podatkowe regulujące rozliczenie samochodu osobowego w firmie uległy zaostrzeniu. Koszty związane z samochodem osobowym, który jest środkiem trwałym można rozliczać w pełnej wysokości. Czyli faktury zakupowe podatnicy księgują bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu bez potrzeby dopełniania dodatkowych formalności. Natomiast inaczej sytuacja wygląda w kwestii rozliczania VAT. Podatnicy mają do wyboru:

  • pełne odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych i zakupu paliwa, pod warunkiem, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych i zostały spełnione warunki formalne wymienione w ustawie o VAT;

  • 50-procentowe odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych i zakupu paliwa - w przypadku, gdy podatnik nie dopełni formalności, o których mowa we wcześniejszym punkcie.

Aby możliwe było odliczanie 100% VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym będącym środkiem trwałym, przedsiębiorcy mają obowiązek:
  1. zgłosić samochód w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26,
  2. założyć kilometrówkę dla celów VAT i wprowadzać do niej trasy oraz stany liczników,
  3. wprowadzić zasady użytkowania pojazdu w specjalnym regulaminie.
Polecamy:
pit 11 elektronicznie logowanie google
Katalog Stron

Prywatny samochód w firmie

Aby wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu osobowego w działalności zaliczane były do kosztów, niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki dla celów PIT. W takim przypadku koszty nie moga być w całości księgowane do KPiR, a jedynie do limitu, który wynika z kilometrówki. Górny limit kilometrówki to: suma kilometrów przejechanych na cele firmowe  *  współczynnik za jeden kilometr ustalany przez Ministra Finansów.  W kilometrówce wpisuje się trasy przejechane w danym dniu do celów firmowych z ilością kilometrów. Na koniec miesiąca wszystkie wydatki się sumuje i porównuje do ww. iloczynu. Mniejsza kwota księgowana jest w kosztach.
Uwaga! Wydatki ponad limit kilometrówki nie podlegają przeniesieniu na kolejne okresy.
Ponieważ z założenia pojazd prywatny wykorzystywany jest zarówno w celach prywatnych jak i firmowych (w sposób mieszany) czynni podatnicy VAT nie mają wyboru i mogą odliczać jedynie 50% VAT od wydatków (eksploatacyjnych i zakupu paliwa). Pozostałe 50% VAT dolicza się do wartości netto z faktury i księguje do KPiR.

Samochód osobowy w leasingu operacyjnym - użytek mieszany

Rozliczenie samochodu w leasingu operacyjnym, który ma być używany dla celów działalności oraz prywatnie prezentuje się podobnie jak rozliczenie samochodu prywatnego. Różnica polega na tym, że nie jest konieczne prowadzenie kilometrówki PIT, aby móc rozliczać wydatki związane z samochodem. Natomiast VAT można odliczać wyłącznie w wysokości 50% (ze względu na użytek prywatny). Zobacz też:
Dofinansowanie z pfron Kwestionariusz osobowy druk Badania wstępne do pracy