Pudełkowy czy może w chmurze? Zintegrowany z zewnętrznymi aplikacjami czy zawierający w sobie niezbędne narzędzia? Ze spersonalizowanymi fakturami czy niekoniecznie? Pytań, na które muszą odpowiedzieć sobie przedsiębiorcy poszukujący programu do fakturowania jest wiele. Podpowiadamy, w jakie funkcje powinien być on wyposażony, by odpowiadać na potrzeby firmy na każdym etapie jej rozwoju.
Możliwości programu do faktur – na co zwrócić uwagę?
By program do fakturowania można było uznać za funkcjonalny, musi on być wyposażony w szereg narzędzi. Z punktu widzenia użytkowników, którzy mogą wystawiać codziennie dziesiątki lub setki faktur, istotne są:
- możliwość wystawiania różnych faktur
W obiegu gospodarczym funkcjonują różne rodzaje faktur. Firmy często wystawiają faktury zaliczkowe i końcowe. Niektóre z nich stosują faktury pro forma. Przedsiębiorcy ewidencjonujący sprzedaż za pomocą paragonów mogą wystawiać faktury także w oparciu o nie. Do tego trzeba dodać faktury korygujące. Jedną z podstawowych funkcji dobrego oprogramowania do wystawiania faktur online jest zatem możliwość wystawiania różnych typów dokumentów;
- integracje z innymi programami
Przykładowo program do fakturowania wFirma.pl posiada integrację z Allegro. To rozwiązanie dedykowane właścicielom sklepów internetowych, którzy chcą zoptymalizować koszty, intensyfikując sprzedaż tym kanałem. Z tego narzędzia skorzystają również użytkownicy chcący automatyzować procesy obsługi klienta i sprzedaży. Druga opcja jest szczególnie korzystna dla przedsiębiorców – mogą oni w wygodny sposób zarządzać aukcjami, mieć stały wgląd do stanów magazynowych oraz zautomatyzować wystawianie faktur;
- możliwość wystawiania faktur w różnych językach i walutach
To przydatna opcja dla podmiotów współpracujących z zagranicznymi kontrahentami. Ta funkcja nie jest dedykowana jedynie dojrzałym firmom o rozległych kontaktach biznesowych. Początkujący przedsiębiorca może od pierwszych dni prowadzenia swojej firmy skoncentrować się na zdobywaniu zagranicznych klientów, a wówczas tylko kwestią czasu jest to, kiedy będzie wystawiał faktury w innych walutach.
Udogodnienia dla użytkownika – wygoda wraz z automatyzacją
Ewidencjonowanie sprzedaży towarów i usług to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Ręczne wprowadzanie danych zwłaszcza w przypadku współpracy ze stałymi klientami jest czynnością nużącą i zbędną – profesjonalne programy do fakturowania pozwalają ją zautomatyzować. Dla użytkownika to oszczędność czasu i możliwość wyeliminowania błędów.
Program do fakturowania wFirma.pl pozwala użytkownikom zautomatyzować następujące czynności związane z wystawianiem faktur:
- wpisywanie danych kontrahenta oraz nazw towarów i usług
Dzięki temu, że program jest połączony z bazą GUS, wystarczy wpisać w odpowiednie pole numer NIP kontrahenta. Reszta danych zostanie pobrana z GUS. Analogicznie jest w przypadku uzupełniania pola „nazwa produktu/usługi”. Wystarczy raz wpisać wszystkie nazwy, a następnie wybierać odpowiednie oznaczenia z rozwijanej listy;
- sprawdzanie, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i dłużnikiem
Niezachowanie należytej staranności w kontaktach z innymi podmiotami gospodarczymi działającymi na rynku może być bardzo kosztowne. Program do faktur wFirma.pl pozwala automatycznie sprawdzać, czy firma widnieje na liście czynnych podatników VAT. Dodatkowo weryfikuje on, czy kontrahent widnieje w bazach dłużników jako podmiot zalegający z płatnościami;
- księgowanie faktur we właściwych ewidencjach
Dobry program do wystawiania faktur może usprawnić pracę użytkownika poprzez automatyczne księgowanie dokumentów. W takie rozwiązanie został wyposażony program do fakturowania online wFirma.pl. Dla przedsiębiorców oznacza to oszczędność czasu oraz mniej pracy.
Dla każdego przedsiębiorcy korzystającego z programu do fakturowania znaczenie ma również interfejs i to, czy jest on intuicyjny w obsłudze. Sprawne poruszanie się po programie pozwala na szybkie wystawianie faktur czy wysłanie przypomnień klientom zalegającym z płatnościami.
Właściciele firm, którzy rzadko przebywają w siedzibie firmy, docenią możliwość korzystania z programu do fakturowania poprawnie wyświetlającego się na urządzeniach mobilnych, np. smartfonach. Mobilna wersja zapewnia dostęp do faktur i innych, dodatkowych funkcji niezależnie od lokalizacji – wystarczy urządzenie oraz połączenie z internetem.
Zgodność z przepisami prawa – automatyczne aktualizacje
Przedsiębiorca skoncentrowany na rozwoju swojej firmy najczęściej nie ma czasu na śledzenie zmian w przepisach. To jednak nie zwalnia go od obowiązku wystawiania poprawnych faktur, które będą zawierać wszystkie wymagane przepisami elementy. O prawidłową formę dokumentu oraz zawarcie w nim niezbędnych informacji nie trzeba się martwić, korzystając z programu do wystawiania faktur w chmurze. To na dostawcy oprogramowania spoczywa obowiązek aktualizowania systemu. Dla użytkowników oznacza to nie tylko wygodę, ale również brak dodatkowych kosztów – w przypadku pudełkowych programów do faktur najczęściej konieczne jest wykupienie kolejnej ich wersji.
Omawiając kwestię zgodności z prawem, nie można zapomnieć o RODO. Wejście w życie tego rozporządzenia nałożyło na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Jeżeli firma współpracuje z klientami indywidualnymi lub osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, musi pamiętać m.in. o zabezpieczeniu danych przed ich utratą czy zniszczeniem. Korzystając z programu do faktur online, użytkownik w dużej mierze nie musi się martwić bezpieczeństwem danych – infrastrukturę zabezpiecza dostawca, on też dba o cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa.
Dobre programy do fakturowania są wyposażone także w narzędzia do raportowania, dzięki którym można sprawdzić m.in. kto wprowadził dane osobowe, kto dokonał ich modyfikacji i na jakiej podstawie zostały one udostępnione osobom trzecim.
CRM – doskonałe narzędzie do zarządzania relacjami z klientami i pracownikami
Oprogramowanie do faktur online może pozwalać na znacznie więcej niż tylko wystawianie faktur – wystarczy, że jego integralną częścią będzie system CRM. Dzięki niemu użytkownik zyskuje dodatkowe funkcjonalności. Doskonałym przykładem jest zarządzanie fakturami. Po ich wystawieniu można je rozesłać do kontrahentów mailowo, a – w razie konieczności – wysłać również przypomnienie do zapłaty mailowo, SMS-em lub przy pomocy operatora pocztowego. Dzięki integracji z bankowością online użytkownik nie musi cyklicznie sprawdzać, czy płatność za towar została zaksięgowana przez bank – to również zrobi za niego program.
Zebraną bazą klientów przedsiębiorca może zarządzać w dowolny sposób. CRM pomaga w budowie relacji biznesowych, gdyż pozwala na przypisanie do kontrahentów np. rabatów. To z kolei gwarantuje, że do klienta zawsze trafi faktura wystawiona na prawidłową kwotę. W przypadku sprzedaży abonamentowej możliwe jest automatyczne, cykliczne generowanie i wysyłanie dokumentów sprzedażowych. Gdy baza takich klientów jest rozbudowana, oszczędność czasu jest bardzo duża.
CRM sprawdza się nie tylko w kontaktach z klientami, ale również pracownikami. Program do fakturowania wFirma.pl, który jest wyposażony w ten moduł, umożliwia zarządzanie zarówno projektami, jak i zadaniami oraz prowadzenie terminarza. Konsekwentne planowanie i realizowanie kolejnych celów może usprawnić działanie firmy, a także sprawić, że będzie się ona mogła sukcesywnie rozwijać.
Spersonalizowane rozwiązania i wsparcie w obsłudze
Budowa marki i jej utrwalanie w świadomości konsumentów lub kontrahentów to długotrwały proces. By osiągnąć zamierzony cel, niezbędne jest np. charakterystyczne logo. Przedsiębiorca przywiązujący uwagę do kwestii budowy marki może wymagać, by oprogramowanie do faktur online pozwalało na spersonalizowanie wygenerowanych dokumentów przez dodanie do nich logo. Choć nie jest to najistotniejsza funkcja programu, warto zwrócić na nią uwagę – to sposób, by wyróżnić się wśród konkurencji, która rozsyła faktury z szablonu.
Dla przedsiębiorców stawiających w biznesie pierwsze kroki istotne może być wsparcie. Rola dostawcy oprogramowania do faktur nie powinna kończyć się na dostarczeniu produktu – przedsiębiorcy powinni być wspierani i uzyskiwać odpowiedzi na swoje pytania. Użytkownicy wFirma.pl mogą korzystać z bazy wiedzy, poszukać rozwiązania na forum lub po prostu zadać pytanie ekspertom.
